招待状には、通常、出欠の返事を出すための、返信用のはがきが同封されています。
招待状が届いたら、返事を速やかに出します。
遅くとも１週間以内には、先方に到着するようにします。
招待を受けたものの、どうしても都合がつかず欠席するときは、１週間ほど間を置いてから欠席の返事を出します。
何とか都合をつけようとしたのですが・・・という気持ちが、この間合いに込められています。
さらに、電話で直接、先方にお詫びとお祝いの言葉を伝えます。
欠席の理由をはがきに書き添えるときは、その内容によってあまり具体的に書かないほうがよいこともあります。
身内の不幸などと重なったときは、縁起がよくないので遠まわしに伝えます。
伝え方としては、あいにくほかの用事が・・・、やむをえない事情があって・・・などと表現します。